Kvitteringer, kørsel og udlæg (under udarbejdelse)
Vi er alle frivillige - nagler, kasserer og formænd. Derfor må vi hjælpe hinanden med at gøre håndteringen af kvitteringer så effektiv som mulig, samtidig med vi overholde de officielle regler fra korpset. Når du har læst siden håber jeg du ved hvad du skal gøre ellers kontakter du kassererne eller formænd.
Vi har to COOP kort til brugsen i Thyregod. Brug dem gerne når relevant. Håndterer kvittering som nedenfor.
Ved indkøb til nagleforeningen, tag gerne af kioskkassen. Afleverer kvitteringen i kioskkassen og få en mednagle til at kontrollerer at du gør det korrekt.
I særlige tilfælde kan der laves et udlæg.
Godkendelse af kvitteringer
Indkøb til Kulsø skal som udgangpunkt kun ske efter aftale med Kulsøudvalget, Teknik- og arealudvalget, Aktivitetsudvalget eller med en af de to formænd. Udgifter over 50.000 kr skal forhåndsgodkendes af generalsekretæren.
Alle regninger skal håndteres ens, undtaget hvis du har tre eller flere kvitteringer til Kulsø Spejdercenter. Kvitteringer skal være adskilt ift. om det er til Kulsø Spejdercenter eller til nagleforningen. Kvitteringerne til Kulsø Spejdercenter skal helst være adskilt i de angivne kategorier, men dette er udelukkende for at lette arbejdet for kasseren.
Send kvitteringerne hurtigst muligt og kassererne vil udbetale beløbet hurtigst muligt - typisk inden for en uge.
Håndtering af en eller to kvitteringer
På alle kvitteringer skal du påfører:
- Dit læsbar navn
- Kategori/formål
- Din underskrift
Når du sender kvitteringen, husk at skrive konto nr. til den konto du gerne vil have pengene udbetalt.
Håndtering af tre eller flere kvitteringer til Kulsø Spejdercenter
Hvis du har flere kvitteringer vil det være nemmest for både dig og kasseren at du udfylder DDS afregningsark. Det skyldes at kasseren kan nemmere kan betale hele beløbet på en gang og du hjælper kasseren til færre sagsgange.
Du skal stadig håndtere kvitteringerne som ovenstående, og når der er underskift på alle kvitteringer, er der ikke behov for at du underskiver afregningsarket.
Herunder ses et eksempel:
Til Kulsø Spejdercenters kasserer - [email protected]
De fleste regninger skal gå til Kulsø Spejdercenter. Det drejer sig om alt drift af ejendommen og aktiviteterne samt forplejning ifb. med drifts- eller centeraktiviteter. De kategorier vi typisk benytter er:
- Drift
- Aktivitet
- Forplejning
- Kørsel
- Flere kommer til :-) Klaus
Til nagleforeningens kasserer - [email protected]
Nagleforeningen er en slags personaleforening. De betaler følgende regninger:
- Kioskindkøb
- T-shirtsindkøb
- Forplejning og udgifter til nagleforeningsarrangementer som udelukkende har til formål at skabe sammenhold blandt naglerne fx. nagleaften på sommerlejren og julehygge.
- Gaver til nagler
Kørsel
Kørsel til drift og aktiviteter på Kulsø Spejdercenter kan blive betalt efter korpsets regler. Kørsel til nagleforeningens aktiviteter bliver ikke betalt.
Benyt DDS Kørselsbilag 2023. Ved mange kørsler benyt DDS Kørebog 2023. Se eksempel til højre.
Der er ikke behov for en egentlig underskrift på bilag eller kørebog. Bro-, togbillet mv. kan også refunderes. Vedlæg både kvittering og billet.